⌛読了目安：3分 ⏱議事録作成時間：15分
※会社形態（株式会社／合同会社）と、状況（定時／臨時）に応じた議事録を選択し、ダウンロードのうえご利用ください。
役員賞与を支給予定の場合は、議事録作成および以下のフォームへのご回答を必ずお願いいたします。
＼ 役員賞与を支給する際は必ず回答してください ／
🔔【最重要】役員賞与をご検討の方へ
事前確定届出給与の提出が必須です
役員賞与を支給する場合は、「事前確定届出給与に関する届出書」を期限内に必ず税務署へ提出する必要があります。
また、事前確定届出給与は、届出書に記載した「支給日」と「支給金額」のとおりに支給する必要があります。支給日が1日ずれた場合や、支給金額が1円でも異なる場合は、損金不算入となるため注意が必要です。
（例） 「6月30日に30万円」と届出をした場合、「6月29日に30万1円」を支給すると損金算入できません
SoVaで届出書の提出を期限内に行うため、必ず下記フォームからお申し込みください。なお、総会議事録の作成前でも届出書の作成は可能ですので、お早めのお申し込みをお願いいたします。
＼ 役員賞与を支給する際は必ず回答してください ／
【STEP1】使用する議事録をダウンロード
以下の表をもとに、使用する議事録をダウンロードしてください。
ダウンロード後は【STEP2】で、記入方法や記載時のチェックポイントをご確認ください。
| 会社形態 | 使用する状況 | 主な用途 | 使用する議事録 |
|---|---|---|---|
| 株式会社 | 設立初年度 （まだ定時株主総会を開催していない） |
初めて役員報酬・役員賞与 を決定する |
臨時株主総会議事録 |
| 株式会社 | 決算後 （毎年の定時株主総会） |
事業報告・計算書類の承認、 役員報酬・役員賞与の決定 |
定時株主総会議事録 |
| 合同会社 | 設立初年度 （まだ定時社員総会を開催していない） |
初めて役員報酬・役員賞与 を決定する |
臨時社員総会議事録 |
| 合同会社 | 決算後 （毎年の定時社員総会） |
役員報酬・役員賞与の決定 | 定時社員総会議事録 |
【STEP2】議事録に必要事項を記入する
テンプレートをダウンロードしたら、会社形態やご自身の状況に応じて必要事項を記入してください。
特に役員報酬や役員賞与は、金額・支給日・決算期などの記載誤りがあると、税務上の取り扱いに影響する場合があります。
記入後は、以下のチェックリストを参考に漏れや誤りがないかご確認ください。
[議事録チェックリスト]
| 記載箇所 | 確認事項 | 備考 |
|---|---|---|
| 日時 | 総会の開催日が決算日より後の日付になっているか | |
| 決議事項 第1号議案 |
直近で終了した決算期となっているか | |
| 決議事項 第2号議案 |
・役員報酬の変更時期が期首から3か月以内になっているか ・1期目で初めて支給する場合は設立日から3か月以内になっているか |
例：期首日(または設立日)が4/1の場合、6/30までになっているか |
| 決議事項 第2号議案 |
支給人数が2人以上の場合、 役員ごとに支給金額が記載されているか |
|
| 決議事項 第2号議案 |
役員報酬の年額が「月額×12」になっているか | 期中設立等の場合は実際の支給月数に応じた年額 |
| 決議事項 第3号議案 |
支給年月日が「土日祝日」ではなく「平日」になっているか | 役員賞与は届出日通りに支給するが、 休日は金融機関が休みであるため支給できない可能性がある |
| 決議事項 第3号議案 |
支給年月日が届出の提出予定日より後の日付になっているか | |
| 決議事項 第3号議案 |
支給年月日が事業年度内であるか | |
| 決議事項 第3号議案 |
賞与支給が2回以上の場合、 各支給日ごとに支給金額が記載されているか |
|
| 決議事項 第3号議案 |
支給人数が2人以上の場合、 役員ごとに支給金額と年月日が記載されているか |
1.株式会社の場合
1-1. 定時株主総会議事録（決算期の決議で使用）
1-2. 臨時株主総会（設立初年度に使用）
2. 合同会社の場合
2-1. 定時社員総会（決算期の決議で使用）
2-2. 臨時社員総会（設立初年度に使用）
よくある質問
Q.役員報酬と役員賞与の決定期限はいつまでですか？
| 役員報酬 | 役員賞与（事前確定届出給与） | |
|---|---|---|
| 設立初年度の期限 | 会社設立日から3か月以内 | 会社設立日から2か月以内 |
| 2期目以降の期限 | 事業年度開始（期首）から3か月以内 | 以下のいずれか早い日まで ・事業年度開始日から4か月以内 ・株主総会などの決議日から1か月以内 |
特に役員賞与の税務署への届出期限は1日でも遅れると損金算入できないため、必ず期限を守るようにしてください。
Q.議事録もSoVaに共有した方がいいですか？
作成でき次第、SoVaにご共有ください。
また、株主総会議事録（社員総会議事録）は、税務調査などで提示を求められる場合があります。作成後は、社内で保管してください。
Q.役員賞与を支給予定ですが、いつまでにフォームを送ればいいですか？
役員賞与の支給額と支給日が決まり次第、できるだけ早くフォームへご回答ください。
事前確定届出給与には税務署への届出期限があるため、SoVaでは期限内に届出書を作成・提出できるよう、提出期限の4週間前までを目安にフォームのご回答をお願いしています。
＼ 役員賞与を支給する際は必ず回答してください ／
Q.役員報酬の金額は変更はできますか？
役員報酬の金額は変更できますが、税務上、原則として事業年度開始から3か月以内に行う必要があります。期の途中で変更すると、変更後の役員報酬の一部が会社の経費として認められない可能性があります。
ただし、役員の役職や職務内容が大きく変わった場合などの「臨時改定事由」や、会社の経営状況が著しく悪化した場合には、期の途中でも変更が認められることがあります。変更を検討する場合は、事前にSoVaへご相談ください。